Основные требования Заказчика:

• регистрация всех типов документов; 
• возможность использования механизмов резолюций и поручений для повышения уровня исполнительской дисциплины; 
• оперативное согласование внутренней документации;
• быстрый поиск документов; 
• создание единого хранилища внутренней документации;
• формирование статистических и аналитических отчетов;
• соответствие законодательству Украины;
• возможность ведение переписки между структурными подразделениями;
• формирование отчетов и регистрационных данных документов согласно внутренним распорядительным документам для структурных подразделений НАК "Нафтогаз Украина".
  
   

Внедрение

Внедрение системы в дочерней компании "Укргаздобыча" Национальной акционерной компании "Нафтогаз Украина" можно разделить на несколько этапов.

Этап №1 - внедрение системы в головной компании "Укргаздобыча"
Этап №2 - масштабирование системы на структурные подразделения ДК "Укргаздобыча" расположенных в различных городах Украины.

Этап №1

Для начала было проведено аналитическое обследование процессов делопроизводства   Заказчика, описана структура Заказчика с кодами подразделений, согласованы варианты формирования номеров документов, маршрутов движения, определена архитектура системы  и прочее.
Была проведена настройка Системы, согласно результатов аналитического обследования Заказчика, проведено обучение персонала и запуск Системы в промышленную эксплуатацию.

В результате проекта были автоматизированные следующие бизнес-процессы: 

• регистрация входящей - исходящей корреспонденции с возможность наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением; 
• регистрация обращение граждан с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа со служебными записками с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа с приказами, регистрация, отправка на ознакомление, и контроля над их исполнением.

Общая численность сотрудников работающих в Системе - 50 человек.

Этап №2

По итогам эксплуатации системы, руководством Заказчика было принято решение о тиражировании Системы. Речь идет о внедрении системы в подразделениях ДК "Укргаздобыча" расположенных в различных городах Украины. Основным требованием для данного этапа была возможность  реализации пересылки документов между территориально удаленными структурными подразделениями ДК "Укргаздобыча".

Планируется автоматизация следующих бизнес-процессов:

• регистрация входящей - исходящей корреспонденции с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• регистрация обращение граждан с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа со служебными записками с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа с приказами, регистрация, отправка на ознакомление, и контроля над их исполнением.

Общая численность сотрудников работающих в Системе - 150 человек.