Заказчик

ОАО «Кредобанк»

Основные требования Заказчика: 

• автоматизация бумажного документооборота;
• обеспечение прозрачности управления компанией;
• создание единого рабочего пространства в условиях расширения бизнеса;
• возможность формирования широкого спектра отчетов с минимальными затратами времени.

Проведя анализ существующих систем электронного документооборота, специалисты ОАО «Кредобанк» остановили свой выбор на разработке компании ОАО «Банкомсвязь».  Выбранная система базируется на платформе IBM Lotus Notes/Domino, которая является документоориентированной платформой для коллективной работы. Система  хорошо зарекомендовала себя при работе в территориально-распределенных структурах и обладает рядом дополнительных возможностей, которые обеспечивают мощный почтовый сервер,  веб-сервер, сервер приложений, со встроенными средствами разработки (конструктор отчетов, уведомлений, поисковых полей и шаблоны клонирования).

Этапы работ:

Работы по внедрению системы электронного документооборота в ОАО «Кредобанк» проводилось в несколько этапов:

Этап № 1 -  автоматизация более 150 рабочих мест в Главном офисе.

Этап № 2 - внедрение системы  в региональных подразделениях.  

Этап № 3 - автоматизация процессов контроля договорной деятельности.

Этап № 1

• На первом этапе внедрения системы, были автоматизированы бизнес-процесы обработки служебной корреспонденции, с возможностью предварительного согласования любых типов документов.
• В системе предусмотрена возможность параллельного и последовательного режимов согласования документов. Согласование осуществляется по заранее подготовленным маршрутам (шаблоны маршрутов), или рецензентами, выбранными из списка.
• Кроме основного согласования, при необходимости, каждый из рецензентов может создать дополнительное согласование. О необходимости выполнения какого-либо действия с документами система уведомляет исполнителя, что в свою очередь способствует своевременному выполнению поставленной задачи. А также фиксирует время ознакомления и выполнения поставленных задач, тем самым обеспечивая прозрачность работы с документами.
• Автоматизирована  обработка входящей и исходящей корреспонденции и обращения граждан.

Этап № 2

• Проведено внедрение документооборота в региональные подразделения ОАО «Кредобанк».
• Настроены механизмы репликаций и пересылки документов.
• Обеспечена централизованная работа документооборота подразделений с Главным банком.
• Автоматизированы процессы коллективной подготовки и проведения совещаний с автоматическим выводом отчетной информации (повестка дня, протоколы, приказы).

Этап № 3

• Автоматизированы процессы планирования и контроля договорной деятельности.
• Разработаны механизмы автоматических начислений на платежи, в зависимости от текущих ставок.
• Расчет фактических оплат, в пересчете с различных денежных единиц.
• Разработаны аналитические отчеты в разных разрезах (договора по проектам, платежи по проектам, контроль полноты договоров по платежам, платежи по статьям затрат).

В результате проекта были автоматизированные следующие бизнес-процессы:   

• регистрация и обработка всех типов документов;
• передача документов на рассмотрение;
• наложение и контроль резолюций;
• процессы ознакомления с документами;
• пересылка документов;
• контроль исполнения;
• рецензирование и согласование документов;
• формирование отчетов;
• передача в дело;
• передача в архив.

Объем внедрения: количество автоматизированных рабочих мест - более 250.