Заказчик

Главное управление внутреннего финансового аудита и контроля  - исполнительный орган Киевского городского совета (Киевская городская государственная администрация).

Основные требования Заказчика: 

• быстрая регистрация документов;
• повышение уровня исполнительской дисциплины;
• оперативное согласование внутренней документации;
• быстрый поиск документов;
• хранение электронных образцов документов;
• формирование статистических и аналитических отчетов;
• соответствие законодательству Украины.

Этапы внедрения:

Внедрение системы в Главном управлении внутреннего финансового аудита и контроля можно разделить на несколько этапов:

Этап №1 - внедрение стандартной функциональности СЭД.

Этап №2 - разработка специализированного модуля по бизнес процессам заказчика (модуль «Контрольні заходи»).

Этап №1 

Для начала было проведено аналитическое обследование процессов делопроизводства   Заказчика, описана структура Заказчика с шифрами подразделений, согласованы варианты формирования номеров документов, маршрутов движения и прочее. Была проведена настройка Системы, согласно результатов аналитического обследования Заказчика, проведено обучение персонала и запуск системы в промышленную эксплуатацию.

В результате проекта были автоматизированные следующие бизнес-процессы: 

• регистрация входящей - исходящей корреспонденции с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• регистрация обращение граждан с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа со служебными записками с возможностью наложения резолюций на документы, и контроля над их исполнением;
• работа с приказами, регистрация, отправка на ознакомление, и контроля над их исполнением.

Этап №2

По итогам эксплуатации системы, Заказчиком было принято решение об автоматизации специализированного бизнес процесса  - контрольных мероприятий.  В результате чего был разработан модуль «Контрольні заходи».

Модуль « Контрольні заходи»:

• предназначен для анализа информации относительно нарушений по объектам проверки, выявления рисков и систематизации нарушений, статистической обработки информации;
• автоматизирует процедуры оформления обобщающих документов по результатам контрольных мероприятий;
• дает возможность проведения учета и мониторинга нарушений, которые выявлено, а также процедуры их устранения и возмещение.
  
  

В результате реализации модуля были решены следующие задачи:

• централизованная регистрация контрольных мероприятий в единой базе данных;
• создание единого реестра контрольных мероприятий и карточек нарушений;
• облегчение и ускорение механизма контрольных мероприятий по проверкам управлений;
• фиксирование сумм возмещений и выплат;
• повышение эффективности поиска документов с возможностью задания критериев по любым параметрам;
• автоматизация печатных форм и аналитических отчетов по различным срезам проверок, нарушений, возмещений и выплат.