Заказчик

Печерская районная государственная администрация в г. Киеве

Внедрение

Основная работа заказчика проводится с документами канцелярии: контроль выполнения, отчётность, поиск.

По результатам анализа специфики  работы заказчика (основная работа заказчика проводится с документами канцелярии: контроль выполнения, отчётность, поиск), было принято решение, что система электронного документооборота на платформе IBM Lotus Notes/Domino - лучший вариант автоматизации процессов работы с документами. Lotus является непревзойденной по своим характеристикам системой коллективной работы, включающей мощные средства защиты информации.

Были проведены работы по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота на базе Lotus Notes/Domino.

Система поддерживает полный цикл работы с документом - от момента его получения или создание до момента его помещения в архив и предоставляет широкие возможности для обработки входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов.

На каждый документ, который регистрируется, в системе электронного документооборота, заводится электронная карточка, в которой отслеживается весь жизненный цикл документа.

Для регистрации документов в системе есть возможность настроить неограниченное количество программных счетчиков (нумераторов), что разрешает реализовать практически любую систему нумерации документов.

В результате проекта реализованы  механизмы работы с документами:

• направление документа на рассмотрение руководителю;
• наложение резолюций (формирование поручений по документу);
• постановка поручений по документу на контроль;
• передача документа по списку на ознакомление с автоматической регистрацией даты и времени ознакомления для каждого сотрудника;
• списание документа в архив и т.п.

Контроль исполнительской дисциплины осуществляется с помощью формирования статистических отчетов, а также ряда представлений, предназначенных для контроля в разрезе исполнителей и сроков исполнения.

В системе существует механизм делегирования полномочий, который позволяет назначать исполняющих обязаности и доверенных особ, на момент отпуска сотрудника или при отсутствии сотрудника на рабочем месте по другим причинам.

СЭД обеспечивает ведение необходимых для функционирования системы многоуровневых иерархических словарей и справочников. Справочник организации позволяет описывать штатную структуру организации (включая данные по подразделам и их сотрудникам). В других справочниках ведуться словарные типы документов, номенклатура дел и много других справочных значений.

В системе реализован механизм уведомления исполнителей о приближении контрольных сроков и сообщений о просроченных документах. Все сообщения системы приходят в системную базу и по необходимости в почтовую систему пользователя. По ссылке из сообщения можно перейти к соответствующему документу.

Система поддерживает работу с электронными шаблонами документов, что значительно повышает эффективность работы.

Для создания таких шаблонов возможно применение, как встроенного конструктора, так и использование готовых образцов документов, созданных в других приложениях, например, в MS Word или MS Excel.

Широкий спектр отчетов в базах данных позволяет быстро получать аналитическую и статистическую информацию по всем видам документов.

Результаты внедрения:

Внедренная в  Печерской районной в г. Киеве государственной администрации  система электронного документооборота обеспечивает:

• значительное повышение скорости обработки документов и принятие решений, в том числе за счет оперативной передачи информации на соответствующие уровни управления;
• повышение исполнительской дисциплины;
• безопасность передачи и хранения информации;
• сокращение затрат, которые сопровождают управленческую деятельность;
• обеспечение прозрачности и контроля выполнения на всех уровнях организационного управления;
• создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, которые соединяют сотрудников, объединенных общими рабочими процессами;
• сокращение сроков обработки входящей корреспонденции;
• сокращение сроков подготовки исходящей корреспонденции;
• обеспечение коллективной работы с документами;
• повышение эффективности поиска документов с использованием различных критериев и видов поиска.